Meldregeling voor misstanden

SEW vindt het belangrijk dat medewerkers en anderen die werkgerelateerde activiteiten uitvoeren melding kunnen doen van een (vermoeden van een) misstand in de organisatie. In deze regeling staat genoemd hoe je dat op een vertrouwde en veilige manier kan doen. Om hier voor te zorgen, neemt SEW de meldingen serieus en behandelt ze volgens een vaste procedure. SEW zorgt ervoor dat de melder geen nadelige gevolgen ondervindt van zijn of haar melding. De regeling draagt bij aan een open en veilige organisatiecultuur waarin medewerkers zich betrokken en verantwoordelijk voelen.

Wij moedigen jou aan om melding te doen van een vermoeden van een misstand. Uiteraard ook als je zeker weet dat er sprake is van een misstand. Voorbeelden hiervan zijn:

• een (dreigend) strafbaar feit;
• een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
• een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;
• een schending van binnen de onderneming geldende gedragsregels;
• een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;
• een dreigende verspilling van middelen;
• (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.

Je kan je zorgen en vermoeden van een misstand melden bij de Directeur-Bestuurder. Als de Directeur-Bestuurder onderwerp van de melding is, kan je je melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen.

Je kan in eerste instantie mondeling melden. Je wordt dan gevraagd om je melding schriftelijk te bevestigen. Je krijgt binnen 7 dagen na de schriftelijke melding een ontvangstbevestiging van je melding.

Als bovenstaande geen oplossing biedt, is er een andere uitwijkmogelijkheid: het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Op de website van Inspectie Leefomgeving en Transport (www.ilent.nl) staat vermeld hoe je hier een melding kan doen.

Nadat de melding schriftelijk is bevestigd, start een onderzoek. De resultaten worden in een rapport vastgelegd.

Indien je een melding hebt gedaan over een bepaald persoon, wordt hij/zij in beginsel zo snel mogelijk over de vermoedelijke overtreding geïnformeerd. Hiervan kan worden afgeweken als wordt verwacht dat dit het onderzoek of de handhaving van de rechten van SEW ernstig belemmert. Als de betrokken persoon niet onmiddellijk of volledig kan worden geïnformeerd, zal hij of zij (nader) geïnformeerd worden zodra het onderzoek dit toelaat. We passen uiteindelijk altijd het principe van hoor en wederhoor toe om betrokken persoon in staat te stellen zijn/haar visie te geven op de beschuldiging en/of feiten die in het rapport komen te staan.

Binnen een periode van vier weken vanaf het moment dat je gemeld hebt, word je op de hoogte gebracht van het standpunt over het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Er kan van de genoemde termijn worden afgeweken, bijvoorbeeld vanwege vakanties of andere redenen van afwezigheid. Je wordt hierover bericht als dat het geval is.

Als je het niet eens bent met het standpunt van de Directeur-Bestuurder of je ontvangt geen reactie van de Directeur-Bestuurder binnen de vereiste termijn, dan kan je dit melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Als je gemeld hebt bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen en je bent het niet eens met zijn of haar standpunt of je ontvangt geen reactie binnen de vereiste termijn, dan kan je dit melden bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties

Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Je naam is alleen bekend bij de persoon aan wie je jouw zorg hebt gemeld. Je identiteit mag niet bekend gemaakt worden aan anderen zonder jouw toestemming.

Soms kan het geheimhouden van je identiteit het onderzoek hinderen of moeilijker maken. In die gevallen word je gevraagd of we je identiteit bekend mogen maken aan de personen die betrokken zijn bij het onderzoek. Dit zal alleen worden gedaan nadat je jouw goedkeuring hebt gegeven aan de personen die je identiteit moeten kennen.

Als je te goeder trouw een vermoeden van een misstand hebt gemeld, word je op geen enkele wijze in je positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

De gegevens over de melding worden niet langer bewaard dan nodig is.

Indien de bepalingen van deze meldingsregeling in conflict zijn of komen met het dwingend recht, heeft het dwingende recht voorrang.